Когда дело доходит до международной доставки образцов для генетического тестирования, обеспечение того, чтобы ваш груз прибыл безопасно, вовремя и без задержек на таможне, имеет решающее значение. Многие лаборатории, врачи и учреждения сталкиваются с трудностями в процессе доставки, от неправильной документации до проблем с таможенным оформлением. В этом руководстве подробно описывается каждый шаг, чтобы помочь вам успешно пройти процесс доставки и обеспечить доставку ваших образцов к нам в Sapiens Genetics без каких-либо заминок.
Почему это важно?
Sapiens Genetics получает бесчисленное количество генетических образцов со всего мира. От клинических лабораторий до больниц наши партнеры доверяют нам бережное обращение с этими ценными образцами. Однако ошибки в упаковке, документации или коммуникации могут привести к значительным задержкам на таможне, пропущенным окнам тестирования и разочарованию всех вовлеченных сторон.
Ниже приведено пошаговое руководство, которое поможет вам освоить этот процесс и избежать ловушек, которые обычно связаны с международной доставкой.
1. Основной контрольный список: подготовка к отправке
Перед упаковкой образцов убедитесь, что все необходимые документы и информация подготовлены и дважды проверены. Отсутствие документов или неполные формы могут привести к значительным задержкам на таможне, поэтому будьте особенно внимательны на этом этапе.
Убедитесь, что следующие предметы готовы:
- Маркированный образец пациента: укажите полное имя пациента и дату рождения на каждой пробирке или контейнере с образцом.
- Форма заказа: заполненная форма запроса на проведение испытаний должна прилагаться к поставке.
- Форма согласия: Подписанные формы согласия пациента необходимы для соблюдения правовых и этических норм.
- Проверка: Перепроверьте данные пациента, данные предоставленного врача и получателя счета.
- Клинический и семейный анамнез: включите подробный клинический и семейный анамнез, так как это имеет решающее значение для генетического анализа.
Совет: хранение цифровых копий всех форм поможет смягчить любые проблемы в случае утери или повреждения физических документов.
2. Правильная упаковка: защитите свой образец
Правильная упаковка образцов гарантирует, что они прибудут в оптимальном состоянии и будут соответствовать международным нормам. Неправильное обращение при транспортировке может нарушить целостность образца, что приведет к неточным результатам или задержкам.
Процесс упаковки:
- Первичная упаковка: поместите образцы в герметичные, герметичные контейнеры, например, в пластиковые пакеты с застежкой-молнией.
- Вторичная упаковка: Поместите образец в прочную коробку (желательно не более 12x12x12 см), обложенную амортизирующим материалом для предотвращения перемещения во время транспортировки.
- Последний шаг: нанесите на внешнюю коробку этикетку «UN3373» в соответствии с международными стандартами перевозки биологических веществ.
Если вам нужна предварительно маркированная транспортная коробка, доступны коробки Sapiens Transfer Boxes с этикеткой UN3373. Мы можем отправить их вам в течение 10-15 дней. Свяжитесь с нами по адресу international@sapiens.com.tr, чтобы разместить заказ.
3. Точное описание груза: избегайте путаницы на таможне
Таможенные служащие внимательно изучат описание посылки. Использование неверных или нечетких описаний может привести к задержкам или даже отклонению груза. Обязательно включите следующее:
- Напишите в описании груза «Освобожденный человеческий образец, образец человеческой крови для диагностики, неопасный/неинфекционный». Это информирует таможню о том, что образец неинфекционный и освобожден от более строгого контроля.
4. Счет-проформа: ключ к беспроблемному таможенному оформлению
Счет-проформа является обязательным для всех международных отправлений, поскольку в нем указывается стоимость содержимого и помогает пройти таможню. Обязательно укажите номинал 1 доллар США, чтобы упростить процесс.
Чтобы создать счет:
- Вы можете легко создать его при бронировании груза онлайн через DHL или FedEx.
- Кроме того, вы можете скачать наш шаблон счета-проформы и заполнить необходимые данные.
5. Координация курьерской доставки: выберите DHL или FedEx для надежного обслуживания.
Использование надежной курьерской службы имеет важное значение для своевременной и безопасной доставки. И DHL, и FedEx имеют опыт международных поставок биологических образцов.
Вот как настроить отправку:
- Учетная запись DHL/FedEx: создайте или войдите в свою учетную запись курьера, чтобы оптимизировать будущие поставки.
- Создание отправления: введите данные отправителя и получателя, включая имя, адрес и контактную информацию.
- Счет-проформа: сгенерируйте счет непосредственно через курьерскую платформу или загрузите его, если используете наш шаблон.
- Запланируйте получение: используйте онлайн-платформу курьера, чтобы запланировать получение (обычно в течение 3–5 рабочих дней).
- Передача курьеру: предоставьте курьеру три копии счета-фактуры и передайте образец упаковки.
Поддерживая четкую связь с курьерской службой и отслеживая посылку в режиме реального времени, вы можете снизить риск задержек или неправильного размещения.
6. Куда отправить образец
Все образцы должны быть отправлены по следующему адресу:
- Получатель: SAPIENS GENETIK VE SAGLIK HIZMETLERI A.S.
- Адрес: Eski Buyukdere Cad. IZ Plaza GIZ No:9/6, 34398 Маслак, Стамбул, ТУРЦИЯ
- Телефон: +90 212 276 01 66
- Электронная почта: International@sapiens.com.tr, info@sapiens.com.tr.
Мы также предоставляем номера счетов DHL и FedEx по запросу, чтобы ускорить обработку.
7. Коммуникация и результаты: оставайтесь в курсе событий
После отправки посылки отправьте нам номер отслеживания по электронной почте на адрес International@sapiens.com.tr. Мы уведомим вас, как только образцы будут доставлены, и вы можете рассчитывать на получение результатов генетического теста по электронной почте непосредственно назначенному поставщику.
Распространенные ошибки, которых следует избегать:
- Неполная документация: Всегда проверяйте, чтобы все формы и счета-фактуры были заполнены и прикреплены.
- Неправильная упаковка: убедитесь, что образец упакован в прокладку и правильно промаркирован, чтобы предотвратить повреждение или задержку.
- Ошибки в счете-проформе: если стоимость образца указана неверно, таможня может наложить ненужные пошлины.
- Невозможность отслеживания: держите номер отслеживания под рукой, чтобы отслеживать ход доставки и предотвращать любые задержки.
Заключение: партнерство с экспертами
Доставка биологических образцов по всему миру не должна быть источником стресса. При правильной подготовке, документации и координации курьерской службы этот процесс может быть простым и эффективным. В Sapiens Genetics мы обрабатываем сотни международных поставок и оттачиваем наш процесс, чтобы сделать его максимально гладким.
Независимо от того, являетесь ли вы врачом, лабораторией или медицинским учреждением, мы здесь, чтобы помочь обеспечить безопасную доставку ваших генетических образцов к нам, а ваши пациенты получат необходимые им своевременные результаты. Следуя этим инструкциям, вы не только избежите распространенных ошибок, но и станете партнером экспертов, которые обеспечат бесперебойную обработку и доставку образцов.
Полную инструкцию можно скачать, нажав здесь.
По любым дополнительным вопросам обращайтесь в нашу международную службу поддержки по адресу International@sapiens.com.tr.
Обратите внимание, что информация, представленная в данной инструкции, носит исключительно рекомендательный характер. Для обеспечения наиболее точных и соответствующих требованиям процедур важно соблюдать конкретные правила и требования законодательства вашей страны при подготовке и отправке образцов.
